Аудит уже живого Битрикс24: чеклист «что сломалось за год», не предпроект

Аудит уже живого Битрикс24 ищет гниль в купленном портале: поля-зомби, роботы, которые пишут уволенным, права после увольнений, отчёты, которым не верят. Это не предпроект. Предпроект ищет процессы «как будем жить». Этот — «что сломалось за год». Через год гниль есть почти всегда. Вопрос — видите ли вы её до того, как менеджеры снова уйдут в Excel.

Зачем нужен аудит процессов до внедрения — другой текст: «Зачем нужен аудит бизнес-процессов». Там — карта as-is, чтобы не автоматизировать хаос. Здесь портал уже оплачен, люди вроде бы работают, а воронка врёт. Не путайте услуги. Предпроектный аудит не заменяет ревизию живого контура, и наоборот.

Ревизия живого портала: права, роботы, поля, отчёты

Порталу был год. Собственник сказал: «вроде внедрили, но я не открываю». Нашли три робота, которые слали задачи на уволенного три месяца назад. Поле «источник» обязательное, в справочнике 40 значений, половина сделок — «прочее». Права: стажёр видел сделки соседнего направления, потому что группу не почистили после проекта. Отчёт «конверсия» считал успехом стадию, которую менеджеры нажимали, чтобы виджет позеленел. Предпроект такого не ищет: тогда ещё не было этих роботов. Живой аудит ищет именно это.

Через год после запуска портал редко «немного пыльный». Чаще в нём живут правила, которые уже никто не помнит, но которые всё ещё имеют право писать клиенту.

Чем это не предпроект

Предпроект: интервью, карта процессов, что автоматизировать первым, какой MVP. Его смысл — не купить лицензии вслепую. Живой аудит: выгрузка роботов, список полей, матрица прав, совпадение отчёта с кассой, хвосты интеграций. Его смысл — не заплатить второй раз за то же самое «с нуля», не посмотрев, что уже куплено и что из этого вредно.

Иногда после живого аудита честный вывод: «режем 70% настроек и оставляем узкий контур» — это уже близко к логике MVP, но поверх существующего портала, не на пустой облако. Иногда вывод: «процесс продаж жив, гниль в правах и роботах — чиним точечно». Второй путь дешевле. Его не видно, если сразу сказать «давайте перевнедрим».

Кастом, который никто не открывает, здесь частый герой. Двадцать полей, три смарта, приложение из Маркета с истёкшим ключом. Резать без жалости. Как не нарастить это снова — заметка про кастомизацию.

Чеклист «что сломалось за год»

1. Права. Уволенные, подрядчики, «временный полный доступ». Выгрузка пользователей и групп. Снять лишнее в этот же день, не «в спринте».
2. Роботы и процессы. Кому пишут, с каких стадий, есть ли адресаты в штате. Выключить мёртвых, не комментировать «потом разберём».
3. Поля. Обязательные, которые все заполняют «прочее». Справочники-свалки. Поля, которые ни один отчёт не использует — скрыть или удалить.
4. Воронки. Лишние стадии «чтобы было как в Excel». Дубли воронок на один отдел. Архив закрытого, которое мешает живым.
5. Отчёты. Сходится ли неделя с кассой и с ощущением РОПа. Если нет — отчёт выключить с главной, пока не починят формулу.
6. Интеграции. Сайт, 1С, телефония, почта: что ещё живое, что пишет вникуда, какие ключи протухли.
7. Обучение. Регламент в файле 14 месяцев давности. Новые люди учатся у соседа, не у портала. Это дыра не меньше робота.

Как не превратить аудит в «давайте всё снесём»

Снести проще, чем отличить живое. Живое — то, чем пользуются каждую неделю и что сходится с деньгами. Гниль — то, что пишет мёртвым, не открывается, врёт в отчёте. Сносят гниль. Живое трогают руками, не лозунгом «чистый портал». Иначе вы купите второй предпроект и потеряете год истории сделок.

Если люди уже сбежали в таблицу, сначала честно: портал для них медленнее файла. Это пересекается с текстом про Excel и масштаб, но лечится не проповедью, а выключением обязательных полей-зомби и роботов-спамеров. После этого таблица часто сдаётся сама.

Как проходит день ревизии, если не театр

Утро: выгрузка пользователей, групп, роботов, список полей воронки, отчёт за последние 14 дней. Не скрин главного экрана. Обед: интервью РОПа — где врёт, куда ушли люди, какой файл они открывают вместо портала. Вечер: выборка двадцати сделок глазами, не «среднее по больнице». В выборке всегда есть успех, отказ и висяк. По висяку видно гниль быстрее, чем по успешным.

Находки делят на три кучи. Выключить сегодня: доступы уволенных, роботы с мёртвыми адресатами, обязательные поля, которые все травят «прочее». Починить за 30 дней: источник, стадии, отчёт собственника, ключи интеграций. Не трогать, пока не доказали вред: живой процесс, которым отдел пользуется каждую неделю, даже если он «некрасивый». Красота — не критерий аудита живого портала.

Когда перевнедрение всё-таки честный вывод

Когда воронок десять на один отдел, поля нельзя склеить без потери смысла, история сделок — мусор, и РОП сам просит «давайте начисто». Тогда это говорят вслух: история за год, скорее всего, не поедет красиво. Узкий новый контур рядом, старый — на чтение. Это уже почти миграция, только внутри одного продукта. Путать с предпроектным аудитом «как устроен бизнес» всё равно нельзя: бизнес вы уже автоматизировали, просто плохо.

Подрядчик, который сразу продаёт «новое внедрение под ключ», не открыв роботов, продаёт второй акт, не здоровье портала. Нормальный разбор начинается со списка гнилых роботов. Если списка нет — это не аудит.

Что не делать

• Не подменять живой аудит предпроектным «давайте заново опишем процессы» без вскрытия роботов и прав. Предпроектный текст — про другой момент жизни компании.
• Не объявлять перевнедрение до списка гнили. Иногда достаточно выключить двенадцать роботов.
• Не оставлять уволенным доступ «на выходные».
• Не чинить отчёт новым виджетом, если поле источника уже мертвое.
• Не проводить аудит «по скринам главного». Нужны роботы, права, выборка сделок глазами.

Ревизия живого портала — отдельная работа, не бонус к лицензии. Заказать разбор контура — в услугах. Как считаем рамку — на стоимости. Как выглядит наведённый порядок в отраслях — в кейсах. Без обещания «за неделю как новый», если год никто не чистил права.

30 дней после ревизии — не «подумаем»

Аудит без даты ремонта — отчёт в ящик. В первый день снимают доступы и выключают мёртвых роботов. В первую неделю чинят обязательные поля и причину отказа. В первый месяц собирают недельные пять цифр, которым собственник готов верить. Что не влезло в месяц — бэклог, не скрытая вторая внедренческая смета под видом «ещё чуть-чуть аудита».

Коммуникация с отделом. Людям говорят, что выключают, иначе «портал сломался, вернулись в Excel». Выключили робота, который спамил — это победа, её надо назвать. Выключили поле, которое все ненавидели — тоже. Иначе ревизия выглядит как наказание.

Повторная проверка через 30 дней: те же двадцать сделок, те же роботы, список пользователей. Если уволенный снова в группе «все сотрудники», процесс снятия доступов не живой. Его чинят в кадрах, не в канбане.

Связка с предпроектом. Если после вскрытия гнили выясняется, что продаж как процесса нет, а есть хаос, который автоматизация только закрепила, тогда да — нужна карта as-is. Но это уже переход в логику аудита бизнес-процессов до проекта, и это надо назвать вслух. Не продавать «ещё один аудит того же портала». Разные вопросы: «как работаете» и «что сгнило в том, что уже купили».

Документ ревизии короткий: список выключенного, список чинимого за 30 дней, список не трогать, дата следующей проверки. Тридцать страниц «стратегии CRM» после года жизни портала никто не прочтёт. Прочтут таблицу роботов. Её и пишите. Заказать такой разбор — в услугах, не как бесплатный «заглянем глазком».

Что почти всегда находится и о чём стыдно сказать

Группа «все сотрудники» с правом на все сделки. Её завели «на запуск, потом разнесём». Потом не разнесли. Подрядчик с полным доступом, договор закрыт полгода назад. Робот поздравляет клиентов с днём рождения шаблоном, в котором старое имя бренда. Поле «комментарий РОПа», которое последний раз заполняли в день обучения. Отчёт, который считает успехом стадию «счёт выставлен», хотя оплаты нет. Это не экзотика. Это год без хозяина портала.

Стыд не нужен. Нужен список. Предпроектный аудит стыд тоже не лечит: он про другую фазу. Живой аудит как раз про то, что стыдно открыть роботов. Открывают. Дальше — выключить, не переписать стратегию на сорок слайдов. Слайды без выгрузки роботов — снова предпроектная логика не вовремя.

Финал ревизии — не новый логотип портала. Финал: роботы не пишут мёртвым, уволенные не в группах, обязательное «прочее» выключено, собственник видит пять цифр без стены виджетов. Если это сделано, год жизни портала не выброшен. Если нет — вы прочитали отчёт и оставили гниль на второй год. Тогда дешевле было не начинать. Начать и добить — в рамке стоимости, по составу выключенного и оставленного, не «пакет аудита из прайса мечты».

Повторять ревизию раз в год дешевле, чем копить роботов до «давайте снесём портал». Год — нормальный ритм, не бюрократия.

Ритм раз в год не отменяет выключить уволенного в тот же день. Год — про роботов и поля, день — про доступы, без «потом» и без исключений.

Коротко по вопросам

Чем это отличается от аудита бизнес-процессов до проекта?

До проекта вы ищете, как устроена работа, чтобы не автоматизировать хаос. Это предпроектный аудит. Живой портал уже автоматизация: вы ищете, что из неё сгнило за год — права, роботы, поля, враньё отчётов.

Сколько занимает такая ревизия?

На отделе продаж с одним порталом часто хватает короткого контура: выгрузка + интервью РОПа + выборка сделок. Холдинг и франшиза — дольше из-за прав. Срок без доступа администратора — гадание.

Всегда ли нужно перевнедрять?

Нет. Часто режут гниль и оставляют живое. Перевнедрение — когда воронка и поля нельзя починить без слома истории, и это честно проговаривают.

Можно ли сделать самим по чеклисту?

Часть пунктов — да: уволенные, обязательное «прочее», роботы с пустыми адресатами. Слепые зоны — интеграции и «тихие» процессы, которые пишет только робот. Их лучше смотреть снаружи.

Кто внедряет такую схему?

Иван Остривной, NAVIPOINT — партнёр Битрикс24. На консультации разбираем ваш контур, без «перенесём за выходные» и без цифр из головы. Состав работ — в услугах и на странице стоимости, не копипастой прайса сюда. На живом портале первым делом выгружаем роботов и пользователей, не рисуем новую воронку на доске.

Читайте по теме

• Битрикс24 по подписке или проект под ключ: считать TCO, не «человеко-часы подрядчика»
• Права доступа отдела продаж в Битрикс24: чтобы не стырили базу и не слепли от чужих сделок