О клиенте
Клиент — франчайзи розничной сети магазинов под брендом Галамарт (не головная компания сети). В управлении около 25–30 торговых точек в нескольких регионах. На одном облачном портале Битрикс24 ведутся два направления: подбор персонала для магазинов и офиса и операционные процессы категорийного отдела (ассортимент, расхождения, поставщики).
Какие задачи стояли перед компанией
HR-процессы жили в отдельной ATS; отклики с джоб-сайтов и мессенджеров обрабатывались вручную. Анкеты для службы безопасности заполнялись отдельно — был риск, что карточка кандидата не попадёт на нужную стадию вовремя. Сводная HR-аналитика собиралась в Excel.
Категорийный отдел работал в сторонней системе задач; стандартные «Задачи» Битрикс24 не давали обязательные поля и справочники под разные роли. База поставщиков и товарных групп хранилась в таблицах и заводилась повторно.
С чего началась работа и какие трудности возникли
Команда Navipoint провела аудит HR и категорийного отдела. Стало ясно: нужен не «ещё один канбан», а связанные смарт-процессы — от заявки магазина на подбор до анкеты СБ и аналитики сроков. Отдельно — операционные процессы категорийного отдела со своими обязательными полями.
Сложности: согласование заявок через региональных управляющих; дедупликация кандидатов из HH и Avito; связка анкеты СБ с откликом по ФИО и телефону; привычка собирать отчёты вручную. Эти сценарии закрыли REST-обработчиками и локальными приложениями поверх стандартных роботов.
Что было реализовано
HR — связанные смарт-процессы. Заявки на подбор → вакансии → отклики кандидатов → анкеты для службы безопасности → реестр сроков подбора. Две воронки откликов: для магазинов и для офиса. Согласование заявок: инициатор в магазине создаёт заявку, региональный управляющий согласует, затем заявка уходит в работу HR.
Каналы найма и коммуникации. Интеграции HeadHunter и Avito — отклики попадают в CRM с привязкой к заявке и вакансии. CRM-формы: короткая анкета из соцсетей, анкета в магазине, развёрнутая анкета для СБ. WhatsApp, Telegram и корпоративная телефония — в контексте карточки кандидата. Справочник торговых точек с ответственными РУ.
Категорийный отдел. Смарт-процесс задач по ценам и ассортименту с обязательными полями по ролям и канбаном. Смарт-процесс товарных расхождений. Справочники поставщиков, товарных групп и тегов — вместо повторного заведения в Excel.
REST и локальные приложения. Связка анкеты СБ с откликом; привязка отклика к вакансии по ID с джоб-сайта; дедупликация кандидатов; приложение СБ для пакетной отправки анкет на корпоративную почту; приложение HR-аналитики со сводным отчётом и экспортом в Excel.
Результат
Подбор и операционные процессы категорийного отдела работают в одном портале Битрикс24. Отклики с джоб-сайтов сразу попадают в CRM и связываются с вакансией. Анкеты службы безопасности не «теряются» — они привязаны к кандидату. Магазины запускают подбор через согласованный регламент. HR-аналитика по точкам, должностям, источникам и срокам собирается без ручной склейки таблиц.