О клиенте
Производственный холдинг, работающий в фармацевтической отрасли. Головной офис — Москва. Компания занимается разработкой, производством и дистрибуцией лекарственных препаратов, работает в сегменте B2B: поставляет продукцию в аптечные сети, клиники и государственные медицинские учреждения. В штате 140–170 сотрудников. Используется коробочная версия Битрикс24 на 250 пользователей.
Какие задачи стояли перед компанией
Холдинг активно развивался: параллельно велись десятки проектов — строительство нового производственного участка, сертификация продукции, разработка упаковки, маркетинговые кампании. К каждому проекту привлекались внешние подрядчики: строительные бригады, лабораторные организации, дизайн-студии, логистические компании.
Управление всем этим велось через почту, мессенджеры и таблицы Excel. Руководство не понимало реального статуса проектов без созыва совещаний. Подрядчики срывали сроки, и это обнаруживалось слишком поздно. Акты и закрывающие документы терялись или приходили с опозданием на несколько месяцев. Бюджеты проектов не контролировались в единой системе.
Руководство обратилось в Navipoint с четырьмя задачами:
выстроить единую систему управления проектами с прозрачными статусами, сроками и ответственными; организовать работу с подрядчиками — от выбора и согласования договора до приёмки работ и закрывающих документов; связать проектные задачи с бюджетами и не допускать перерасхода без согласования; дать руководству единый дашборд по всем активным проектам без необходимости собирать отчёты вручную.
С чего началась работа и какие трудности возникли
Команда Navipoint начала с аудита: провела интервью с руководителями пяти подразделений, операционным директором и финансовым менеджером. Выяснилось, что у каждого отдела была своя логика ведения проектов — унифицировать подход без конфликтов оказалось непросто.
Главные сложности в ходе проекта. Разные подразделения по-разному понимали понятие «проект»: для производственного отдела это многомесячный процесс с десятками этапов, для маркетинга — задача на две недели. Пришлось разработать гибкую архитектуру, которая учитывает оба сценария. Финансовый отдел изначально отказывался переносить бюджетный контроль в Битрикс24, настаивая на 1С — нашли компромисс: Битрикс24 фиксирует плановые и фактические расходы по проекту, а итоговые данные синхронизируются с 1С. Часть подрядчиков работала только по телефону и не готова была взаимодействовать через систему — для них настроили упрощённый сценарий через email-уведомления без необходимости входить в портал.
Что было реализовано
Navipoint реализовал проект поэтапно, стартовав с MVP.
Смарт-процесс управления проектами. Каждый проект открывается как отдельная карточка с полным набором атрибутов: сроки, бюджет, ответственный руководитель, список задействованных подрядчиков. Внутри проекта автоматически создаётся структура задач по шаблону — в зависимости от типа проекта (производственный, сертификационный, маркетинговый). Задачи назначаются на конкретных сотрудников с дедлайнами. При приближении срока система отправляет уведомления исполнителю и руководителю.
Процесс работы с подрядчиками. Для каждого подрядчика в системе ведётся карточка с историей сотрудничества, действующими договорами и статусом текущих работ. Когда подрядчик подключается к проекту, автоматически запускается чек-лист: согласование технического задания, подписание договора, этапы сдачи работ, приёмка, получение закрывающих документов. Если подрядчик не предоставил документы в срок — система эскалирует задачу на руководителя проекта.
Бюджетный контроль. К каждому проекту привязан плановый бюджет. Менеджер фиксирует фактические расходы по мере выполнения этапов. При превышении 80% бюджета система автоматически уведомляет финансового директора и операционного директора. Данные синхронизируются с 1С на еженедельной основе.
Единый дашборд для руководства. Операционный директор в одном экране видит все активные проекты, их статус, процент выполнения, отклонение по срокам и бюджету. Проекты с просрочкой подсвечиваются автоматически. Еженедельный сводный отчёт формируется и отправляется руководству без участия сотрудников.
Результат
Через три месяца после внедрения компания полностью перешла на управление проектами в Битрикс24. Количество проектов, завершённых в срок, выросло с 54% до 81%. Среднее время получения закрывающих документов от подрядчиков сократилось с 34 до 12 дней. Случаи превышения проектного бюджета без предварительного согласования снизились на 90%. Операционный директор сократил время на еженедельный сбор отчётов с 4 часов до 20 минут.
Команда Navipoint особо отметила высокий уровень вовлечённости операционного директора на всех этапах проекта — это позволило принимать решения быстро и избежать затяжных согласований внутри холдинга.