Согласование счёта и КП в сделке Битрикс24: чтобы директор не искал файл в чате

Скидка 12% утверждена голосовым в Telegram. Через месяц в сделке другие цифры. Согласование счёта и КП в Битрикс24 должно оставить след в карточке: кто визировал, какая версия файла, какой лимит скидки. Директор не обязан искать документ в личке. Робот, процесс или смарт — по размеру боли, не «потому что процесс солиднее».

Корпоративная почта может остаться почтой. Но КП, которое уехало вложением в чат и умерло там, для сделки не существует. Когда менеджер в отпуске, вы открываете карточку и видите «ну они вроде согласны». Сумма — нет. Версия — нет. Виза — нет.

КП в сделке → виза → счёт, история версий

На опте с длинным циклом директор три раза за неделю спрашивал в общем чате: «где файл для этих?». Менеджер присылал «КП_финал_v7». Коммерческий отвечал стикером. Счёт выставили по v4, потому что v7 лежала только у одного человека. Клиент подписал одни цифры, в 1С уехали другие. Разбор занял больше, чем заняло бы поле «скидка %» плюс статус «на визе / утверждено» в сделке.

Голосовое «давай им 12» — не виза. Это способ через месяц спорить, кто это слышал.

Кто визирует и где живёт файл

Правило одно: рабочая версия КП — вложение сделки или документ, собранный из карточки. Черновик на диске менеджера — черновик. Согласование скидки выше порога — поле и статус, не эмодзи. Счёт после визы, не параллельно «чтобы время не терять». Время потом теряется на возврате денег и на стыде.

Порог. До N процентов — менеджер сам, с обязательным полем причины. Выше — РОП. Ещё выше — директор. Три порога хватает. Двенадцать ступеней «как в ISO» никто не будет кликать, и снова уедут в Telegram. Уведомление визирующему — в Битрикс24, не «я тебе в личку написал, глянь когда будет минутка».

Если документ собирают руками в Word «как в прошлый раз», CRM не знает сумму. Шаблон из сделки — нормальная цель. Где 1С остаётся правдой по отгрузке, там счёт после визы уходит в учёт, а не рисуется второй раз. Кастом ради красивого PDF без статуса визы — пустая кастомизация.

Робот, процесс или смарт — по боли

• Робот на стадии: скидка выше порога — сделка не едет дальше, ставится дело РОПу. Хватает маленькому отделу.
• Бизнес-процесс: несколько виз, ветка «отклонено — вернуть менеджеру», срок на визу. Когда директор реально нажимает «нет».
• Смарт: если согласование — отдельная сущность (договор, спецификация), а сделка продаж от этого только зависит. Не пихать сервисные визы в канбан продаж.
• Не начинать с процесса на десять кругов, если боли «директор не видит файл». Сначала файл в сделке. Процесс — когда файл уже есть, а визы нет.

Узкий контур на старте снова ближе к MVP: одна виза, один порог, один шаблон. Потом ветки. Франшизы и холдинги усложняют маршрут — это не повод в первый месяц строить дерево на весь холдинг.

Отказ в визе — тоже след

«Нет» директора должно вернуть сделку менеджеру с причиной: цена, маржа, комплект, срок. Без причины менеджер пришлёт то же КП завтра. С причиной он правит файл, статус снова «на визе», версия в карточке новая. Старая не удаляется: иначе через месяц клиент пришлёт скрин v3, а у вас в сделке только v5, и вы не поймёте, что обещали.

Мобильное. Директор в машине не откроет конструктор документов. Ему нужны сумма, процент скидки, клиент, файл. Кнопка «ок / вернуть». Если этого нет в приложении, статус ставит ассистент по звонку и пишет в сделку: кто, когда, какая версия. Голосовое без статуса — снова дыра. Полевому менеджеру ждать вечернего ноутбука директора — значит сорвать отгрузку.

Счёт после визы. Номер, сумма, дата, файл. Если счёт уезжает в 1С — в сделке остаётся связь: этот счёт по этой визе. Выставили два счёта «на всякий случай» с разными суммами — в карточке помечают, какой боевой. Иначе оплата придёт на один, отгрузка поедет по другому.

Что не делать

• Не согласовывать скидку в личке и голосовыми.
• Не держать рабочее КП только в почте менеджера.
• Не выставлять счёт параллельно визе «чтобы ускорить».
• Не плодить версии v1…v12 без статуса в карточке: какая из них боевая.
• Не строить бизнес-процесс на десять кругов, пока не закрыт простой порог скидки.

След визы в сделке — часть внедрения, не «культура компании когда-нибудь». Разбор порогов и шаблона — в услугах. Кейсы — про живые контуры документов, не про стикеры в чате. Стоимость — по составу, без прайса «согласование под ключ» в этом абзаце.

Скидка, которую «уже объявили клиенту»

Самый грязный сценарий: менеджер пообещал 15% на созвоне, визы нет, клиент ждёт счёт. Давление на директора: «ну они уже согласились». Если так можно каждый раз, порога нет. Правило: обещать можно только внутри своего лимита. Что выше — «отправлю на визу, счёт сегодня-завтра». Клиент, которому врали про скидку, обидится один раз. Отдел, которому разрешили врать, будет врать всегда.

Шаблон КП с автосуммой из полей сделки снижает риск v7 против v4. Ручной Word с «подправлю цифру в колонтитуле» как раз и рождает расхождение. Если шаблон пока сырой, хотя бы поле «сумма утверждённая» заполняют до визы и не меняют без новой визы. Файл может быть кривым. Поле — нет.

Юристы и договор. Если договор едет отдельно от КП, в сделке два следа или один процесс на договор, связанный со сделкой. Не третий чат «юристам в личку». Личка юриста — кладбище версий не хуже Telegram коммерческого.

Маленький отдел из трёх человек часто обходится роботом на стадии и делом РОПу. Это нормально. Процесс с ветками начинают, когда РОП реально не успевает и появляются два визирующих. Не потому что «так солиднее на демо». Солидность без нажатой кнопки — тот же голосовой, только в красивом конструкторе. Узкий старт снова про MVP внедрения.

Проверка за час. Берёте сделку, кладёте КП, гоняете скидку выше порога, смотрите, уехал ли статус, видит ли директор файл с телефона, нельзя ли двинуть стадию без визы. Если можно — схемы нет. Есть декорация.

Ещё проверка: отклонили визу — менеджер видит причину без звонка директору. Иначе он всё равно напишет в личку «ну что не так?». Личка снова станет каналом согласования, статус в сделке — формальностью. Причина отказа визы — такое же обязательное поле, как причина отказа клиента. Без неё вы не научите отдел и не защитите маржу.

Если визирующих двое, в карточке видно очередь: сначала РОП, потом директор. Параллельные «ну гляньте оба» в чате снова дают два «да» на разные версии. Очередь скучная. Она оставляет один боевой файл. Скучное здесь — цель, не баг.

Если директор в отпуске, виза не «подождём две недели в чате». Делегат с тем же правом и тем же следом в сделке. Иначе отдел снова обещает скидку голосом.

Заместитель без права в карточке — это снова личка. Личка не масштабируется на отпуск директора и не оставляет утверждённую сумму визы сразу в карточке.

Коротко по вопросам

Можно ли визировать письмом?

Можно, если письмо привязано к сделке и из него ясны сумма и версия. Письмо в личном ящике директора без связи со сделкой — тот же чат, только с темой.

Что, если директор не заходит в Битрикс24?

Тогда виза всё равно должна оставить статус в карточке: мобильное, почта-триггер, секретарь. Не «он так, в машине, сказал». Иначе системы нет.

Нужен ли ЭДО в этом контуре?

ЭДО — про юридический документ с клиентом. Этот текст — про внутреннюю визу до счёта. Не путать. Сначала след внутри, потом контур внешней подписи, если он вообще нужен.

Как не потерять версию КП?

Одно поле «текущий файл» или правило: рабочий — последний утверждённый в сделке. Остальное — архив. Имя файла «финал» без статуса не считается.

Кто внедряет такую схему?

Иван Остривной, NAVIPOINT — партнёр Битрикс24. На консультации разбираем ваш контур, без «перенесём за выходные» и без цифр из головы. Состав работ — в услугах и на странице стоимости, не копипастой прайса сюда. Сначала ищем, где сейчас живёт виза. Часто в Telegram. Это и чиним.

Читайте по теме

• Робот или бизнес-процесс в Битрикс24: дерево выбора за пять минут
• Счёт из сделки в Битрикс24: чтобы менеджер не собирал Word по кускам
• Смарт-процессы Битрикс24: пять задач, которые не надо пихать в сделку