В отделе продаж Битрикс24 права режут так: свои сделки, сделки отдела, всё. «Пусть все видят всё» живёт до первого увольнения. «Пусть никто не видит» живёт до вопроса собственника, где деньги. Рабочая схема — менеджер не читает чужую базу, РОП видит просрочку команды, директор видит свод, не чужие переписки ради любопытства.
Три роли, без которых база либо дырявая, либо слепая
Свои. Менеджер работает с карточками, где он ответственный или участник. Чужие компании не ищет «на всякий случай». Иначе вечером выгружает Excel «для удобства» — и это уже не удобство.
Отдел. РОП видит сделки смены, просрочку, пустые стадии. Не обязательно читает каждое письмо в нити. Ему канбан и дела, не коллекционирование чужих КП. Если РОП не видит просрочку, он управляет мифом: «у нас всё в работе».
Руководитель / собственник. Свод и крупные суммы. Доступ «ко всему» как ежедневный режим — редкость, которая размывает ответственность: зачем РОП, если директор и так в каждой карточке. Точечный доступ к сделке по запросу лучше постоянного подглядывания.
Откуда берутся дыры
- Роль «всем CRM» на менеджере, потому что «так проще внедрить».
- Права оставили после увольнения: аккаунт жив, токен жив, почта пересылается.
- Экспорт и диск без ограничений: карточки не видит, файлы скачивает.
- Открытые линии в общей очереди: оператор читает чаты не своих клиентов и сохраняет номера.
- Админские права «временно, на запуск» — временное становится вечным.
Отдельно — копирование базы не через CRM, а через телефон. Права в портале идеальные, а менеджер ведёт избранных клиентов в личном WhatsApp. Тогда разговор про роли бесполезен, пока канал не в карточке. Но это не повод открыть все сделки «чтобы хотя бы здесь было видно». Две дыры не лечат одну.
На проекте: ушёл менеджер — ушла папка
Опт, восемь продажников, права «все видят все», чтобы подменять отпуск без настройки. Уволился сотрудник с хорошей базой. Через неделю часть клиентов отказалась: «нам уже перезвонили с другого юрлица, те же лица». Выгрузку компаний из CRM сделали в последний рабочий день. Запретить задним числом нельзя.
Собственник сказал: никогда больше. РОП сказал: тогда я не вижу, кто спит на сделках. Оба были правы. Нужна была третья схема, не крайности.
Поставили «свои» менеджерам, «отдел» — РОПу, выгрузку — узкому кругу, увольнение — чеклист: отключить, забрать телефон, перевести сделки, сменить пароли интеграций. Подмена в отпуске — через смену ответственного или права «участвовать», не через вечный доступ ко всей воронке. Скучно. Работает.
Права — часть внедрения, не «галочка в конце». Их видно на аудите процессов: кто вообще должен видеть чужие деньги. На консультации это обычно больнее, чем роботы. Состав работ — на странице услуг.
Увольнение — не «потом отключим»
Чеклист коротко. В день решения: сессия портала, почта, телефон, интеграции, где висел личный токен. Сделки перевести живым. Открытые чаты — старшему смены, не висеть на призраке. Диск — что забрал с собой, уже не вернёте, поэтому экспорт режется заранее, не в день обиды.
«Оставим доступ на неделю, вдруг доделает». Доделает выгрузку. Если нужна помощь по старым сделкам — делают через внутреннего человека: уволенный диктует, не ходит в карточку. Звучит жёстко. Мягкий вариант уже оплатили те, кто нашёл свою базу у конкурента.
Подрядчики и «временный админ». Внешний интегратор с полными правами после проекта — дыра другого рода. Оставьте узкий доступ или отдельного пользователя с журналом. Смените пароли вебхуков, которые жили в чате. Права — не только менеджеры. Ещё боты и входящие приложения.
Экспорт, диск, звонки, линии
Интерфейс CRM может врать «он не видит чужие сделки», пока кнопка экспорта или диск компании открыты. Файлы КП — это база. Записи звонков — тоже. Открытые линии с общей очередью показывают текст переписки. Режьте каналы так же, как канбан. Иначе матрица ролей — слайд.
Поиск по компаниям. Иногда оставляют широкий поиск «чтобы не создать дубль». Иногда это дыра: менеджер находит чужого клиента и пишет первым. Компромисс: поиск есть, карточка чужого открывается урезанно, создать сделку на чужого нельзя. Компромисс надо написать, не «как получится в галочках».
Филиалы. Свои клиенты, общий бренд. Руководитель филиала видит своё. Управляющий — свод без прогулок по чужим нитям. Исключения: общий тендер, эскалация претензии. Исключения списком, не «ну они же одна компания». Одна компания на вывеске не отменяет, что менеджеры конкурируют бонусом.
Собственник с ролью «всё». Имеет право. Польза сомнительна каждый день: тогда РОП не хозяин воронки. Лучше свод и вход в сделку по ссылке из разбора. Любопытство к переписке линейных — отдельный разговор про доверие, его правами не закрыть, но права не должны делать подглядывание нормой интерфейса.
Разговор с РОПом, который хочет видеть всё
Частый торг. РОП говорит: без всех карточек я не управляю. Менеджеры говорят: тогда зачем стараться, сосед заберёт. Оба описывают боль. Решение не «открыть» и не «закрыть», а разделить виды доступа. Канбан команды и просрочка — да. Выгрузка компаний и чужие нити писем — нет. Подмена отпуска — временная роль, с датой снятия в календаре, не вечный ключ.
Если РОП всё равно требует Excel «потому что в CRM не видно», сначала проверьте, не слепой ли портал из-за «своих» без отдела. Часто права перекрутили в другую сторону: руководитель не видит смену, менеджеры видят всех. Качание маятника. Середину надо нарисовать на бумаге до галочек: кто, что, зачем. Потом перенести. Иначе будете крутить роли каждую пятницу.
Запишите матрицу в один экран внутренней базы. Имя роли, что видит, что не видит, что может выгрузить. Без этого через месяц «так получилось». Нового стажёра посадят на копию РОПа, «чтобы поучился». Это не обучение. Это дыра с человеческим лицом. Матрицу пересматривают после каждого увольнения, не раз в «когда-нибудь».
Что не делать
- Не ставить всем администратора «на период запуска». Период не кончится.
- Не путать «видеть сделку» и «видеть всю компанию с историей закупок».
- Не оставлять доступ уволенному «на всякий, вдруг спросит по старым».
- Не закрывать РОПу канбан команды. Тогда он снова будет требовать Excel «потому что портал слепой».
- Не решать права в чате без записи. Через месяц никто не вспомнит, почему стажёр видит опт на 40 карточек.
Схему «свои / отдел / свод» NAVIPOINT собирает на живых ролях, не по слайду «матрица доступа». Если нужен разбор — консультация, не пакет «закроем галочки за час».
Коротко по вопросам
Руководитель филиала должен видеть чужой филиал?
Обычно нет. Свод — да, чужие карточки и нити — нет. Исключения пишут явно: тендер, общий клиент, эскалация претензии. Исключение без даты пересмотра превращается в «у нас все всё видят, но мы так не хотели». Раз в полгода список исключений чистят так же, как уволенных.
Как подменять отпуск без «все видят всё»?
Временный доступ к сделкам человека, смена ответственного, робот эскалации на старшего. Дата снятия доступа — в календаре, не «потом сами». Вечная роль на всю CRM ради двух недель моря — как оставить ключ от офиса таксисту, который один раз подвёз.
Нужно ли запрещать экспорт?
Для линейных менеджеров — да или сильно сузить. Иначе права в интерфейсе — театр: база уезжает кнопкой. Если «нужно для обзвона», дайте выборку через РОПа или готовый список, не полный CSV компании. Удобство обзвона не стоит копии базы на флешке.
Стажёр и права?
Только свои учебные и явно выданные карточки. Стажёр с ролью РОПа — частый способ потерять базу «потому что так быстрее обучить». Обучают на двух сделках рядом с чемпионом, не выдачей ключей от склада.
Связаны ли права с телефонией?
Да. Запись звонков и карточка на входящем — тоже доступ. Не открывайте записи всего отдела каждому, если сделки закрыты. Иначе человек не видит канбан соседа и слышит все разговоры. Дыра другого цвета, та же база.
Кто это внедряет?
Иван Остривной, NAVIPOINT, партнёр Битрикс24. Матрицу «свои / отдел / руководитель» настраивают на консультации под живой оргштат, с чеклистом увольнения.
Читайте по теме
- Битрикс24 по подписке или проект под ключ: считать TCO, не «человеко-часы подрядчика»
- Первые 30 дней после запуска Битрикс24: семь ошибок, из-за которых CRM бросают
- CRM для франшизы в Битрикс24: заявки точек и единые правила, без каши прав
Хотите внедрить Битрикс24 в вашей компании?
Напишите нам в мессенджер — ответим быстро и бесплатно проконсультируем
