Собственнику в Битрикс24 раз в неделю нужны пять цифр: сколько новых, сколько в работе, сколько просрочено, сколько денег в проходе, почему отказывают. Остальное — по запросу, не каждое утро. Если открыть портал и утонуть в сорока виджетах, человек вернётся к Excel зама. Недельный минимум важнее красивого дашборда.
Отчёт «для галочки присутствия в CRM» собственник перестаёт открывать на третьей неделе. Ему не нужна температура воронки в двенадцати разрезах. Ему нужно понять: недельный контур жив или уже врёт. Детали — вопрос к РОПу, не виджет на каждый чих.
Пять цифр, не комната дашбордов
На производственном опте собственник попросил «как у больших». Настроили стену виджетов: конверсия по менеджерам, среднее время стадии, тепловая карта звонков, воронка в рублях и в штуках, план-факт по пяти регионам. Через месяц он открывал портал по понедельникам, щурился и писал заму в мессенджер: «скинь как обычно». «Как обычно» был файл на шесть строк. Стена виджетов никого не убедила, потому что две цифры из сорока спорили друг с другом: разные фильтры, разные «успехи».
Дашборд, которому не верят, хуже пустого экрана. Пустой хотя бы не спорит с кассой.
Недельный минимум — что входит
- Новые лиды и сделки за 7 дней. Штуки, не «динамика +12%» на десяти заявках.
- В работе: живые, не «висит с января и тоже считается воронкой».
- Просрочка дел и сделок. Имена, не только сумма. Просрочка без имени — плакат.
- Деньги в проходе: сумма на стадиях после квалификации, с датой следующего шага.
- Отказы: топ причин. Если причина «прочее» лидирует — поле сломано, отчёт врёт.
Этого хватает, чтобы задать три вопроса на планёрке: кого забыли, где застряли деньги, какой отказ повторяется. Всё остальное — второй клик. Среднее время стадии имеет смысл, когда стадий мало и их не двигают «чтобы виджет позеленел». Конверсия сайта — вообще не недельный отчёт собственника, пока заявок мало: это чужой контур, и проценты на короткой выборке шумят.
Если цифры до сих пор склеивает зам в таблице, вы не «ещё не доросли до BI». Вы не договорились, какая система считает неделю. Таблица снова победит, и это ровно та история, почему Excel не масштабируется: удобно одному, слепо всем остальным. CRM должна заменить этот файл, а не дублировать его.
Как смотреть в понедельник 20 минут
- Один отчёт или одна страница. Не пять приложений «аналитика».
- Фильтр: эта неделя и живые воронки. Архив и «мусорные» стадии выключены.
- Просрочка открывается списком, не графиком. Звонят по списку, не по картинке.
- Деньги в проходе сверяют с ощущением РОПа вслух. Если РОП говорит «это не те суммы» — чинят поля, не рисуют ещё виджет.
- Раз в месяц, не раз в день: каналы и менеджеры. Ежедневный разбор каналов собственником — микроменеджмент маркетинга.
Когда можно добавить шестую цифру
Когда пятерка стабильно сходится две-три недели. Тогда — дебиторка, если вы опт; SLA чатов, если живёте на входящих; загрузка производства, если сделка без цеха не считается. Не раньше. Кастом ради «ещё один график как у знакомого» ломает доверие. Про лишние сущности — кастомизация. Про узкий старт — MVP.
Откуда берётся каждая из пяти цифр
Новые — сделки и лиды, созданные за 7 дней, без импорта архива и без «переоткрыли старую». Если импорт в понедельник накрутил сотню — это не рост, это заливка. В работе — стадии после квалификации и до успеха/отказа, без «висяков» старше правила. Правило висяка пишут: 14 дней без дела = либо закрыть, либо эскалация. Иначе «в работе» раздувается до бессмыслицы.
Просрочка — дела с датой меньше сегодня и сделки, у которых следующий шаг протух. Список, не процент. Деньги в проходе — сумма полей «сумма» на живых стадиях, не «потенциал с коэффициентом мечты». Отказ — заполненная причина из короткого списка. Если список длинный, менеджер выберет «прочее». Тогда пятая цифра бесполезна, и вы лечите справочник, не рынок.
Планёрка на 20 минут, не демо портала
Собственник не ведёт планёрку как экскурсию по виджетам. Три вопроса: кто просрочил и почему; какая сумма в проходе сдвинется на этой неделе; какой отказ повторяется. РОП отвечает именами и сделками. Если отвечает «надо ещё выгрузить», портал не рабочий стол, а место, откуда выгружают. Тогда чинят поля и фильтры, а не добавляют шестой виджет.
Зам, который всё ещё приносит Excel, должен показать, какой колонки нет в CRM. Эту колонку либо заводят и делают правдой, либо признают лишней. Третьего — «пусть будет и там, и там» — не оставляют. Две правды снова съедят понедельник.
Что не делать
- Не вешать сорок виджетов «чтобы портал выглядел внедрённым».
- Не считать успехом зелёные стрелки на десятке лидов.
- Не отдавать собственнику операционный канбан менеджера вместо пяти цифр.
- Не держать параллельный Excel «на всякий случай». На всякий случай он и станет основным.
- Не менять определение «успех» каждую неделю под красивый слайд.
Собрать недельный минимум — часть регламента внедрения, не «купили BI-конструктор». Разбор, какие пять полей у вас вообще правдивы, — в услугах. Кейсы показывают живые контуры, не стены графиков. Деньги на работу — на стоимости.
Красные флаги на пятёрке цифр
Новых много, в работе ещё больше, денег в проходе мало — квалификация дырявая или менеджеры не закрывают отказ. Лечат обязательную причину и правило висяка, не новый виджет «воронка в 3D». Новых мало, просрочка огромная — отдел не делает шаги, портал это только показал. Наказывать CRM бессмысленно.
Отказ «прочее» больше трети — справочник сломан или людям стыдно писать правду. Тогда пятая цифра — театр. Сжимают список до пяти причин, которые собственник готов обсуждать: дорого, нет в наличии, ушёл к своему, долгий срок, не целевой. Остальное — комментарий, не причина.
Деньги в проходе скачут в два раза без событий на рынке — кто-то правит суммы «на глаз», чтобы план-факт выглядел живо. Сумма должна браться из поля сделки, связанного со счётом или КП, не из мечты. Если поле пустое, сделка не входит в «проход». Пусть цифра будет меньше и честной.
Собственник, который всё равно просит сорок виджетов «как у знакомого», получает их на второй странице. Первая — пятёрка. Через шесть недель почти всегда открывают первую. Знакомый с сорока виджетами, скорее всего, тоже открывает Excel зама. Не копируйте его стену. Скопируйте его кассу, если она есть, и спросите, из какого отчёта он ею рулит. Часто ответ — не из BI.
Раз в квартал, не раз в неделю: каналы, менеджеры, средний чек. Еженедельно это шум. Квартал — чтобы решить, кого учить и какой канал резать. Неделя — чтобы решить, кому позвонить завтра. Разные горизонты, разные экраны. Смешать их на одной главной — способ ничего не решить.
Ещё флажок: пятёрка сходится с кассой, а РОП всё равно приносит таблицу. Тогда в таблице есть колонка тщеславия — «прогноз», «вероятность 80%», «знакомый объект». Её не тащат на главную собственника. Прогноз живёт у РОПа в его отчёте по запросу. Собственник на неделе смотрит факт: новые, работа, просрочка, проход, отказ. Прогноз без факта снова Excel, только в виджете.
И последнее: не путать недельный экран собственника с экраном бухгалтерии. Касса и акты живут в учёте. Портал показывает обещания и просрочку звонков. Сверяют, не дублируют. Дубль — снова две правды по понедельникам.
Коротко по вопросам
Почему не ежедневный отчёт?
У собственника нет ежедневного решения по каждой сделке. Ежедневное — у РОПа. Неделя — чтобы увидеть сдвиг, не шум вчерашнего звонка.
Нужен ли отдельный BI?
Когда штатных отчётов и пяти цифр уже мало и данные не врут. BI поверх вранья — дорогое враньё.
Что если РОП и CRM расходятся?
Верят РОПу один раз, потом чинят поля. Если расходятся всегда — портал не рабочий инструмент, а декорация.
Куда девать виджеты, которые уже висят?
Спрятать с главной. Кто хочет — откроет. Главная собственника — пять чисел и просрочка.
Кто внедряет такую схему?
Иван Остривной, NAVIPOINT — партнёр Битрикс24. На консультации разбираем ваш контур, без «перенесём за выходные» и без цифр из головы. Состав работ — в услугах и на странице стоимости, не копипастой прайса сюда. Сначала сверяем пять цифр с кассой, не собираем галерею виджетов.
Читайте по теме
- Заявки с сайта в сделку: UTM доходят до CRM или теряются в форме
- Сквозная аналитика: Яндекс.Метрика и цели CRM в Битрикс24 без самообмана
- CRM для опта в Битрикс24: повторный заказ и дебиторка, не «воронка как у розницы»
Хотите внедрить Битрикс24 в вашей компании?
Напишите нам в мессенджер — ответим быстро и бесплатно проконсультируем
