Реальный кейс внедрения своего приложения. Часто приходится слышать жалобы на Битрикс24: неудобный, сложный, требует много ручной работы. Но что, если проблема не в самой системе, а в том, как мы ее используем?Сегодня расскажу реальную историю о том, как компания, занимающаяся сертификацией продукции и услуг, решила проблему долгого и утомительного выставления счетов, создав небольшое приложение для Битрикс24.

В чем заключалась проблема?

Представьте ситуацию: для одного клиента необходимо провести сертификацию 10-30 различных видов продукции. Для каждого типа продукции создается отдельная карточка работы в смарт-процессе Битрикс24. После согласования всех деталей нужно выставить один счет на все эти работы.

Казалось бы, простая задача, но на практике выставление одного счета занимало до 30 минут рабочего времени менеджера. А всё из-за того, что процесс был крайне неудобным:

1. Менеджер вручную находил все карточки работ для одного клиента
   
2. Копировал ID каждой карточки и привязывал их к счету
   
3. Для каждой работы создавал товарную позицию в счете, вручную перенося данные
   
4. Формировал окончательный счет и отправлял клиенту
   

При этом компания выставляет около 250-300 счетов в месяц, и примерно 10% из них – это именно такие сложные счета с множеством позиций.

Какие проблемы вызывал ручной процесс?

Если копнуть глубже, проблема была не только в потраченном времени. Регулярно возникали ошибки:

• Менеджеры путали карточки и привязывали не те работы к счетам. А ведь по связям сущностей в Битриксе работает автоматизация, которая из-за этого давала сбои.
  
• Часто неправильно формировались названия услуг в счете, хотя по договору формулировки должны быть строго определенными.
  

В итоге – демотивация сотрудников, раздражение от использования системы и потеря драгоценного времени, которое можно было бы потратить на более полезные действия.

Как родилось решение?

Встретившись с клиентом, мы получили полную свободу в решении задачи. Изначально стояла цель просто модернизировать интерфейс Битрикса, но из-за ограничений облачной версии этот путь оказался закрыт. Так было принято решение разработать отдельное приложение, интегрированное с Битрикс24.

Все работы были выполнены за месяц, а сама разработка заняла всего около двух недель. Главной целью было создать максимально простой интерфейс, учесть все возможные ошибки пользователей и разработать сценарий, где практически невозможно ошибиться.

Что получилось в итоге?

Приложение получило название "Смарт-счет" и полностью изменило процесс выставления счетов:

1. Теперь менеджер видит в одном окне все работы, привязанные к конкретному клиенту
   
2. Может быстро отфильтровать их по ответственному или типу документа
   
3. Выбрать нужные работы с помощью чекбоксов
   
4. При необходимости отредактировать названия услуг по шаблону
   
5. Одной кнопкой сформировать счет со всеми выбранными позициями
   

В результате:

• Время выставления счета сократилось с 30 минут до 2 минут
  
• Количество ошибок при выставлении счетов снизилось практически до нуля
  
• Сотрудники восприняли новшество с восторгом, сразу оценив простоту интерфейса
  

Экономический эффект

Давайте посчитаем экономический эффект от внедрения:

• 300 счетов в месяц, из них около 10% (30 счетов) – сложные счета на множество работ
  
• На каждый такой счет уходило 30 минут, теперь – 2 минуты
  
• Экономия: 28 минут × 30 счетов = 840 минут или 14 часов в месяц
  
• За год это 168 часов рабочего времени менеджеров
  
• При средней стоимости часа работы менеджера в 1000 рублей, экономия составляет 168 000 рублей в год только на прямых затратах
  

И это не считая косвенных выгод: повышения мотивации сотрудников, исключения ошибок, которые могли приводить к финансовым потерям, и возможности использовать сэкономленное время для более продуктивной работы с клиентами.

Технические аспекты решения

С технической стороны разработка прошла достаточно гладко. API Битрикс24 хорошо документировано, что облегчило интеграцию. Приложение было создано с использованием PHP для серверной части и JavaScript для клиентской части. Данные хранятся в MySQL базе данных, а взаимодействие с Битрикс24 происходит через REST API.

Логика работы приложения

Давайте рассмотрим, как работает приложение в деталях:

• Инициализация процесса: Менеджер создает смарт-счет и выбирает компанию (заказчика) в Битрикс24
  
• Открывает приложение Смарт-счет в карточке счета
  
• Приложение автоматически загружает настройки из базы данных SQL и устанавливает соединение с API Битрикс24
  

• Процесс выбора работ: Приложение получает список активных работ по выбранной компании из счета, с привязкой к ответственному менеджеру
  
• Данные фильтруются: по умолчанию установлен фильтр по ответственному менеджеру, создавшему счет
  
• Дополнительно можно фильтровать по типам документов
  
• При необходимости корректируются названия работ для отображения в счете
  

• Заполнение счета: Менеджер нажимает кнопку "Заполнить счет"
  
• В диалоговом окне отображается процесс заполнения
  
• Скрипт автоматически заполняет товарные позиции и устанавливает связи по ID с сущностями
  
• После успешного заполнения менеджер получает уведомление о завершении операции
  

• Опциональная очистка счета: Если требуется изменить данные, менеджер может нажать кнопку "Очистить счет"
  
• Скрипт удаляет все товарные позиции и связи, позволяя начать заполнение заново
  

Такая архитектура обеспечивает надежную работу с данными и минимизирует вероятность человеческих ошибок. Все операции проходят через промежуточную проверку, а важные действия сопровождаются понятными уведомлениями для пользователя.

Раздел настроек и безопасность

Важной частью приложения является административный раздел настроек, защищенный паролем для обеспечения безопасности данных. В этом разделе администраторы могут:

• Управлять словарями типов документов и их замен в счетах
  
• Редактировать перечень тегов, используемых при формировании названий услуг
  
• Настраивать шаблоны наименований товарных позиций
  
• Менять пароль доступа к настройкам
  

Для удобства использования список ответственных сотрудников в фильтрах синхронизируется с актуальным списком активных пользователей Битрикс24. Это гарантирует, что в выпадающих списках всегда отображаются только действующие сотрудники компании, а при увольнении сотрудника или найме нового система автоматически обновляет данные.

Такая архитектура обеспечивает надежную работу с данными и минимизирует вероятность человеческих ошибок. Все операции проходят через промежуточную проверку, а важные действия сопровождаются понятными уведомлениями для пользователя.

Для успешной реализации проекта требовалось:

• Хорошее понимание внутренней структуры Битрикс24
  
• Четкое представление о том, чего именно хочет бизнес
  
• Опыт в создании интерфейсов, понятных конечному пользователю
  

Дальнейшее развитие

Несмотря на то, что приложение только недавно внедрено, от сотрудников уже поступили запросы на улучшения:

• Автоматическое обновление страницы, чтобы видеть результат в карточке сделки сразу (в Битриксе этого нет, пока страницу не перезагрузишь)
  
• Возможность множественного выбора документов (уже в работе на тестовой площадке)
  

Подобный подход можно адаптировать и для других бизнес-процессов в компании, особенно там, где приходится работать с большим количеством сущностей – например, в процессах закупок или логистики.

ROI проекта и рекомендации

По оценкам компании, разработка окупится уже на второй месяц использования. Это отличный показатель возврата инвестиций для небольшого программного решения.

Главная рекомендация для компаний, сталкивающихся с похожими проблемами в Битрикс24: если что-то неудобно – это можно исправить, даже если стандартные инструменты или интерфейс этого не позволяют. Не нужно мириться с неудобными процессами и тратить время сотрудников на рутинные операции.

В эпоху, когда все говорят о цифровой трансформации бизнеса, иногда достаточно небольшого приложения, которое решает конкретную боль пользователей, чтобы существенно повысить эффективность работы.